Brief de cadrage
Synthèse des besoins, objectifs et contraintes identifiés lors de la première rencontre.
Notre méthode
L'atelier comme méthode
Chez Événementiel Atelier, chaque événement est conçu comme une pièce unique, dessinée et fabriquée à la main dans notre atelier lyonnais. Nous ne partons jamais d'un modèle préétabli, mais de votre brief, de vos contraintes et de vos envies.
- L'agence fonctionne comme un studio de création : plans, croquis, échantillons de matières et prototypes précèdent toute production.
- L'objectif est de traduire une intention en une expérience concrète, cohérente et mémorable.
- Cette approche garantit une adéquation parfaite avec votre identité et vos objectifs.
Étape 1 : Écoute et brief
Comprendre votre projet en profondeur
Tout commence par un échange, en personne à Lyon ou en visioconférence. Nous écoutons vos objectifs, votre public, vos contraintes de lieu et de budget, et nous identifions ce qui rendra votre événement unique.
- Un questionnaire de brief structuré guide la discussion, mais nous restons ouverts aux idées spontanées.
- Nous analysons le lieu, la jauge, le calendrier et les éventuelles contraintes techniques.
- À l'issue de cette étape, vous recevez un document de cadrage récapitulatif.
Le brief peut être demandé via le formulaire de contact ou par téléphone au +33 4 65 71 44 22. L'agence est basée à Lyon mais intervient dans toute la région Auvergne-Rhône-Alpes et au-delà.
Étape 2 : Conception et scénographie
Du brief au concept créatif
Notre équipe de designers et scénographes travaille en atelier pour élaborer un concept sur mesure. Nous créons des moodboards, des plans de salle, des esquisses de scénographie et des échantillons de matières pour vous permettre de visualiser l'ambiance.
Le concept inclut la palette de couleurs, les matériaux, l'éclairage, le mobilier et les éléments de décor. Pour les soirées poker, nous concevons l'espace comme une scénographie : tables, éclairage tamisé, jetons symboliques et ambiance feutrée. Vous validez chaque élément avant la phase de production.
- Moodboards et planches d'ambiance.
- Plans de salle et esquisses de scénographie.
- Échantillons de matières et palette de couleurs.
L'agence utilise des logiciels de CAO et des maquettes physiques pour les prototypes. Les moodboards sont présentés sous forme de planches physiques ou numériques.
Étape 3 : Prototypage et validation
Tester avant de produire
Avant de lancer la production complète, nous fabriquons des prototypes des éléments clés : un échantillon de décor, une maquette de table, un test d'éclairage. Vous pouvez ainsi valider concrètement les choix esthétiques et fonctionnels.
- Les prototypes sont réalisés dans notre atelier lyonnais, avec les matériaux définitifs.
- Nous organisons une session de validation avec vous, en personne ou à distance via photos et vidéos.
- Les ajustements sont intégrés avant la production finale.
L'atelier est situé à Lyon, 12 Rue de la République. Les prototypes sont conservés jusqu'à la fin du projet pour référence.
Étape 4 : Production et installation
De l'atelier au lieu de l'événement
Une fois les prototypes validés, nous produisons l'ensemble des éléments dans notre atelier : décors, mobilier, signalétique, accessoires. Notre équipe assure ensuite le transport, l'installation et les réglages sur site, en coordination avec les autres prestataires.
Nous gérons la logistique complète : planning, manutention, montage, câblage, tests techniques. Pour les soirées poker, nous installons les tables, l'éclairage d'ambiance et les éléments scénographiques. Un chef de projet dédié supervise l'installation et reste joignable pendant toute la durée de l'événement.
- Transport et manutention de tous les éléments.
- Montage, câblage et tests techniques sur site.
- Coordination avec les autres prestataires.
L'agence intervient dans toute la région et peut se déplacer au-delà sur demande. Les équipes sont formées aux normes de sécurité et disposent des assurances nécessaires.
Étape 5 : Le jour J et la coordination
Une présence active le jour J
Le jour de l'événement, notre équipe reste sur place pour coordonner les différents intervenants, gérer le timing et résoudre les imprévus. Nous veillons à ce que chaque détail soit conforme au concept validé.
- Un régisseur général supervise l'ensemble des opérations.
- Nous gérons les relations avec les traiteurs, techniciens, artistes et autres prestataires.
- En cas d'imprévu, nous activons des solutions de secours préparées en amont.
L'agence fournit un planning minute par minute pour le jour J. Une équipe minimale de deux personnes est présente sur site.
Étape 6 : Démontage et bilan
Un suivi jusqu'au démontage et au-delà
Après l'événement, nous procédons au démontage et au retrait de tous les éléments, en laissant le lieu dans son état initial. Nous organisons ensuite un bilan avec vous pour recueillir vos retours et identifier les points d'amélioration.
- Le démontage est planifié et réalisé dans les délais convenus avec le lieu.
- Nous fournissons un rapport de bilan avec des photos et des statistiques clés.
- Les éléments réutilisables sont stockés dans notre atelier pour de futurs projets.
Le bilan est généralement programmé dans la semaine suivant l'événement. L'agence conserve une documentation complète du projet pour référence.
Nos livrables types
Pour garantir une collaboration fluide, nous formalisons chaque phase par des livrables précis : brief de cadrage, moodboards, plans techniques, prototypes, planning de production et bilan final.
Moodboards
Planches d'ambiance définissant la direction artistique, les couleurs et les matières.
Plans techniques
Implantation de salle, plans de scénographie et contraintes techniques détaillées.
Prototypes
Échantillons et maquettes physiques pour valider les choix matériels et esthétiques.
Planning de production
Jalons, responsabilités et calendrier détaillé de la production à l'installation.
Bilan final
Rapport post-événement avec photos, retours et recommandations pour vos futurs projets.
Tous les livrables sont fournis en format numérique, et certains en format physique sur demande. Le client peut demander des ajustements à chaque étape.
Pourquoi cette méthode fonctionne
Notre approche en atelier garantit que chaque événement est unique et parfaitement adapté à vos objectifs. La validation à chaque étape réduit les risques et assure une exécution sans surprise.
- Personnalisation totale : aucun événement standardisé.
- Transparence : vous savez toujours où en est le projet.
- Qualité artisanale : des finitions soignées et durables.
- Réactivité : une équipe dédiée et joignable.
L'agence a réalisé de nombreux événements à Lyon et en région. Les clients recommandent l'agence pour son professionnalisme et sa créativité.
Ils ont adopté la méthode
« Événementiel Atelier a transformé notre soirée d'entreprise en une expérience inoubliable. Leur méthode par étapes nous a permis de suivre chaque décision, et le résultat était au-delà de nos attentes. »
Client anonyme — soirée poker d'entreprise à Lyon
Le témoignage est anonymisé pour respecter la confidentialité. L'agence peut fournir des références sur demande.
Prêt à donner vie à votre événement ?
Chaque grand événement commence par une conversation. Partagez-nous votre brief, vos idées ou simplement une date, et nous vous répondrons sous 48 heures avec une première proposition.
Email : [email protected] · Téléphone : +33 4 65 71 44 22